موجودی مواد وکالا بخش قابل توجهی از دارایی های جاری موسسات تجاری وتولیدی را تشکیل می دهد. لذا ارزشیابی وانعکاس موجودی ها می توانداثر با اهمیتی در وضعیت مالی و نیز عملکرد مالی واحد های تجاری داشته باشد.
بند3 استانداردحسابداری شماره 8 (حسابداری موجودی مواد وکالا ) موجودیها را دارایی هایی تلقی می نمایند که:
- برای فروش در روال عادی عملیات واحد تجاری نگهداری می شود.
- به منظور ساخت محصول یا ارائه خدمات در فرایند تولید قرار دارد.
- به منظور ساخت محصول یا ارائه خدمات، خریداری شده ونگهداری می شود.
- ماهیت مصرفی دارد و به طور غیر مستقیم در جهت فعالیت واحد تجاری مصرف می شود.
بدین ترتیب با توجه به مفهوم فوق، آنچه که به طور مشخص، طبقه هر یک از اقلام داراییها را در گزارشهای مالی مشخص نموده وماهیت آن را بدرستی معلوم می نماید، هدف مدیریت واحد اقتصادی از نگهداری آن دارایی است.
موجودی ها می توانند شامل، موجودی مواد، موجودی کالای ساخته شده، کالای در جریان ساخت و نیز لوازم وقطعات یدکی، موجودی ضایعات وامثال آن باشد.
مفهوم بهای تمام شده چیست؟
بهای تمام شده موجودی ها باید دربرگیرنده مخارج خرید،مخارج تبدیل وسایر مخارجی باشد که واحد تجاری در جریان فعالیت معمول خود، برای رساندن موجودی ها به شرایط وموقعیت فعلی آن انجام شده است. مخارج خرید شامل قیمت خرید بعلاوه هزینه های حمل ، بیمه ، حقوق وعوارض گمرکی وسایر هزینه های مستقیم خرید پس از کسر تخفیفات تجاری می باشد.
اقلام بهای تمام شده به هنگام فروش محصول، به هزینه تبدیل و تحت عنوان بهای تمام شده کالای فروش رفته ثبت می گردد.
برخی از اقلام هزینه مرتبط با محصولات به آسانی قابل تخصیص نبوده واصولا به جهت سهولت کار، بجای آنکه هزینه محصول تلقی گردد، به عنوان هزینه دوره مالی تلقی می شود. هزینه انبارداری یا هزینه بیمه کالای موجود در انبار نمونه هایی از اقلام فوق می باشد.
گردش موجودی ها
جریان ورود وخروج موجودی ها در یک واحد اقتصادی می تواند در قالب گردش فیزیکی و گردش بهای تمام شده بحث شود.
گردش فیزیکی
گردش فیزیکی موجودی ها با توجه به ماهیت آن از لحاظ دوام یا نحوه انبار نمودن آن می تواند به اشکال مختلف انجام شود. معمولا در خصوص کالاهای فاسد شدنی ابتدا کالایی فروخته شده واز انبار خارج می شود که از لحاظ زمانی مقدم بربقیه کالاهای مشابه وارد شرکت شده است . همچنین در صورتی که نحوه انبار نمودن یا قفسه بندی کالا به گونه ای باشد که به هنگام فروش کالا ، دسترسی به کالاهایی که دیرتر از اقلام مشابه خریداری وبه انبار انتقال یافته ، آسانتر باشد، تحویل کالا از محل آخرین خرید ها می تواند انجام گردد.
گردش بهای تمام شده
از آنجایی که گردش بهای تمام شده موجودیها مستقیما بر قیمت تمام شده موجودی کالا ونیز بهای تمام شده کالای فروش رفته تاثیر گذاشته و از این رهگذر بر اقلام ترازنامه و صورتحساب سود و زیان موثر می باشد، لذا از اهمیت بیشتری در مقایسه با گردش فیزیکی برخوردار است، جهت محاسبه بهای تمام شده موجودی ها می توان از روش های مختلفی استفاده نمود که به اختصار به بررسی روش های مزب ور در چهارچوب سیستمهای ثبت موجودیها می پردازیم.
سیستم ثبت موجودی چیست؟
جهت ثبت عملیات مربوط به خرید و فروش کالا وسایر عملیات مرتبط با آن می توان ازدو سیستم دایمی و ادواری استفاده نمود.
الف) سیستم ثبت ادواری
درسیستم ادواری ، مقادیر موجودی با شمارش فیزیکی در یک تاریخ مشخص، تعیین گردیده وسپس با توجه به نتایج شمارش فیزیکی، قیمت گذاری برمبنای یکی از روش های ارزشیابی مورد استفاده انجام می شود. در پایان سال مالی ، پس از شمارش و ارزیابی موجودی کالا ثبت اصلاحی لازم از بابت جایگزین نمودن موجودی پایان سال به جای مانده ابتدای سال انجام می شود.
ب) سیستم ثبت دایمی
در این سیستم سوابق و مدارک موجودیها به تفصیل نگهداری و با زمان منطبق می گردد. در سیستم مزبور، هریک از اقلام خرید یا فروش ومعاملات مرتبط به آن به محض وقوع در حساب موجودیها منعکس می گردد. با اینکه از لحاظ تئوری شمارش فیزیکی موجودیها در سیستم دایمی ضرورت ندارد، اما به منظور کنترل ارقام مندرج در سوابق حسابداری ، معمولا این شمارش ها انجام شده وهر گونه اختلاف احتمالی بین موجودی عینی و مانده دفاتر با ثبت اصلاحی مرتفع می گردد. در سیستم دایمی برای هریک از اقلام موجودی ها، اطلاعات مقداری و ریالی در قالب کارتهای نقدی وجنسی کالا ثبت و نگهداری می شود. قابل ذکر است که کارتهایی به نام کارت جنسی کالا نیز در قسمت انبار نگهداری می شود تا اطلاعات مربوط به مقدار کالاهایی که به انبار وارد و یا از آن خارج شده در آن ثبت گردد.
در نهایت در فواصل زمانی معین کارت مزبور با گردش فیزیکی اقلام موجودیها درکارت نقدی و جنسی مقایسه شده تا هر گونه اختلاف احتمالی شناسایی ، ردیابی واصلاح گردد.
روش های محاسبه بهای تمام شده در سیستم ادواری
برای محاسبه بهای تمام شده موجودیها درسیستم ادواری ، روش های مختلفی با آثار متفاوت می تواند به کار گرفته شود. مهمترین این روش ها عبارت است از:
- روش اولین صادره از اولین وارده (FIFO)
- روش اولین صادره از آخرین وارده (LIFO)
- روش میانگین موزون
- روش شناسایی ویژه
روش اولین صادره از اولین وارده : این روش ارزشیابی موجودیها ، برمبنای این فرض است که اقلام بهای تمام شده به ترتیب تاریخ وقوع با درآمد فروش مطابقت داده می شود. به عبارت دیگر، اولین اقلام تحصیل شده ، ابتدا صادر می شود و آخرین اقلام وارده ، موجودی پایان دوره را تشکیل می دهد. این روش در اغلب موارد از گردش فیزیکی کالا پیروی می کند.
روش اولین صادره از آخرین وارده: در این روش برخلاف روش قبلی فرض برآن است که کالای خارج شده از انبار از محل آخرین خریدها بوده و در نتیجه موجودی پایان سال بر حسب اولین موجودی ها یا اولین اقلام وارده محاسبه خواهد شد.
روش میانگین موزون: عبارت از محاسبه بهای تمام شده موجودی برحسب اعمال بهای متوسط در مورد واحد موجودی است. میانگین موزون درخصوص موجودی کالا از تقسیم مجموع قیمت تمام شده کالای آماده فروش بر تعداد آن بدست می آید.
روش شناسایی ویژه: استفاده از این روش مستلزم این است که بتوان گردش هریک از اقلام موجودی را از زمان خرید تا لحظه فروش پیگیری نمود . در این روش قیمت تمام شده هر یک از اقلام موجودی ، به نحو جداگانه محاسبه وتعیین می گردد. معمولا در مورد اقلام گران قیمت نظیر اتومبیل، ساختمان یا جواهرآلات از روش شناسایی ویژه استفاده می شود. با اینکه روش شناسایی ویژه روش دقیقی در ارزیابی موجودیها تلقی می شود، اما تنها در صورتی قابل استفاده است که تعداد و ارقام موجودی محدود باشد.
روش های محاسبه بهای تمام شده در سیستم دایمی
در روش دایمی نیز مثل سیستم ادواری از روش های متعددی می توان جهت ارزیابی موجودی ها استفاده نمود. اهم این روش ها عبارتند از:
- روش اولین صادره از اولین وارده (FIFO)
- روش اولین صادره از آخرین وارده (LIFO)
- روش میانگین متحرک
- روش شناسایی ویژه
مفهوم روشهایFIFO وLIFO قبلا توضیح داده شده، ولیکن در خصوص روش میانگین متحرک که به جای میانگین موزون در سیستم دایمی ثبت موجودیها می توان از آن استفاده کرد، باید عنوان نمود که در روش مزبور ، موجودیهای آخر دوره بر مبنای آخرین میانگین متحرک ( بهای تمام شده یک واحد) دوره مالی،ارزشیابی ودر ترازنامه منعکس می گردد،به عبارت دیگر در این روش بهای تمام شده هر واحد، پس از هر فقره خرید مجددا محاسبه می شود.
نتیجه روش “اولین صادره از اولین وارده” در دو سیستم دایمی و ادواری از لحاظ قیمت تمام شده موجودی کالای فروش رفته کاملا یکسان می باشد، حال آن که این مطلب در دو روش دیگر مصداق ندارد.
علت آن که نتیجه دو سیستم دایمی و ادواری در روش اول یعنی “اولین صادره از اولین وارده “باهم مطابقت می کند این است که در هر دو سیستم ” اولین وارده” مفهوم یکسانی داشته و به موجودی های ابتدای دوره مالی اطلاق می شود.در حالی که در روش دوم یعنی “اولین صادره از اخرین وارده” آخرین وارده” تحت دو سیستم دایمی وادواری مفاهیم متعددی دارد. در سیستم ادواری شامل آخرین خرید انجام شده سال مالی است حال آن که درسیستم دایمی، در مقاطع زمانی مختلف، مفاهیم متعددی داشته وبه آخرین خرید انجام شده تا مقطع زمانی خاصی اطلاق می گردد که لزوما با آخرین خرید سال مالی یکسان نمی باشد. این مطلب به گونه ای دیگر در مقایسه دو روش میانگین موزون و میانگین متحرک نیز صادق است.بدین معنی که در میانگین موزون ، قیمت تمام شده هر واحد کالا در پایان سال مالی با توجه به مجموع اطلاعات ثبت شده در خصوص خرید های طی سال ، محاسبه می گردد، حال آنکه در میانگین متحرک محاسبه قیمت میانگین به شکل مقطعی و در تاریخهای مشخص و با توجه به اطلاعات موجود تا آن زمان انجام می شود. تفاوتهای مزبور در چگونگی انجام محاسبات در نهایت منجر به ایجاد تفاوت در نتایج دو روش میانگین موزون و میانگین متحرک خواهد گردید .
استفاده از سیستم ثبت دایمی یا سیستم ثبت ادواری موجودی ها ، در خصوص روش شناسایی ویژه ، اثری بر هزینه های موجودی کالا نداشته ونتیجه محاسبات تحت هر یک از دو سیستم فوق باهم مطابقت خواهد داشت.