تحریر دفاتر یکی از کارهای است که هر شرکت و موسسه‌ای باید انجام دهد و به اداره مالیات تحویل دهند. حال می‌خواهیم بدانیم دفاتر قانونی کدامند؟ و روش نوشتن آنها به چه صورت می‌باشد؟

چرا تحریر دفاتر قانونی مهم است؟
هر نهادی که باید مالیات پرداخت کند ملزم می‌باشد که حتما دفاتر قانونی را تنظیم کرده و به اداره مالیات تحویل دهد؛ اگر تحریر دفاتر با قوانینی که موجود است مطابقت داشته باشد مالیاتی که برای آنان محاسبه می‌کنند به صورت خوداظهاری می‌باشد. اما در صورتی که برای تحریر دفاتری قانونی ضوابط و مقرراتی که تعیین شده را رعایت نکنند مالیات آنان به صورت علی الراس محاسبه می‌شود. به همین جهت برای تحریر دفاتر قانونی باید به آخرین قوانین مالیاتی و بخشنامه‌های سازمان امور مالیاتی توجه کامل داشته باشید تا خطایی رخ ندهد.

در ماده 6 قانون تجارت دفاتری که باید تنظیم شوند عبارتند از:

دفتر کل، دفتر روزنامه، دفتر دارایی، دفتر کپیه که تجار از این دفاتر برای امور جاری خود استفاده می‌کنند حال اگر براساس قانون تجارت بدون هیچ خطایی تنظیم شود سندیتی برای تجار محسوب می‌شود اما در صورتی که اشکالاتی داشته باشد علیه صاحب آن استفاده می‌شود.

نحوه تحریر و نگهداری دفاتر قانونی
دفاتر قانونی چند دسته هستند که تحریر دفاتر و نگهداری هر کدام از آن‌ها شرایط و مقررات خاص خود را دارد؛ در دفتر کل و روزنامه باید تمام رویدادهای مالی و حسابداری و همه معاملات ثبت شوند.
در دفتر مشاغل یا همان دفتر درآمد و هزینه نیز باید طبق قوانین تجارت کلیه درآمد و هزینه و خرید و فروش دارایی‌های قابل استهلاک ثبت شوند. در تحریر دفاتر مشاغل می‌توانید درآمد و هزینه‌های که در طی روزانه اجام داده و مشابه هم هستند را در یک ردیف زیر یک شماره بنویسید اما در ستون شرح حتما نوع و تعداد آنها را قید کنید؛ این کار برای این است که هنگام بررسی ماموران مالیات دفاتر شما کاملا واضح باشند.

گاهی ممکن است بین تاریخ فاکتور و ثبت آن در دفتر فاصله افتاده باشد این عملیات بیشتر به روش و طرز کار موسسات مربوط می‌شود و بخاطر تشریفات و مراحلی که هر شرکت و موسسه دارد این کار تاخیر در ثبت دفتر محسوب نمی‌شود. و در کل تا 15 روز تاخیر از نظر اداره مالیات مشکلی ندارد و بیشتر از این را هیاتی که مربوط به این موضوع است تشخیص می‌دهند.

نکته مهم در مورد تحریر دفاتر این است که اگر در حین انجام این کار متوجه شوید که اشتباه حسابداری رخ داده باید در همان سال آن را براساس استاندارهای حسابداری اصلاح و مستندات آن را ارائه دهید؛ در این صورت مشکلی برای دفاتر پیش نخواهد آمد.

انواع دفاتری که باید تحریر شوند

دفتر ثبت تجاری
براساس ماده 16 قانون تجارت اگر شخص ایرانی و یا خارجی بخواهد در ایران امور تجاری انجام دهد باید در دفتر ثبت تجاری ثبت نام کند؛ در غیر این صورت متخلف محسوب شده و باید جزای نقدی پرداخت کند. ادارات ثبت نیز موظفند که در آخر هر ماه فهرست کامل شرکت‌ها و موسساتی را که طی یک ماه گذشته ثبت کرده‌اند به همراه نام اشخاص حقیقی و حقوقی با تعییراتی که در شرکت و موسسه خود انجام داده‌اند و تعداد دفاتری که به ثبت رسانده را با شماره ثبت به اداره امور مالیات محل تاسیس شرکت ارسال کنند.

دفتر کپیه

در ماده 10 قانون تجارت گفته شده که دفتر کپیه دفتری است که: باید کلیه مراسلات و مخابرتو صورت حساب‌های صادره تاجر یا شرکت تجاری به ترتیب تاریخ، ثبت شده و همچنین آنها را براساس تاریخ ورود در یک پوشه مخصوص نگهداری کنند. البته با پیشرفت تکنولوژی این کار نیز به صورت سیستمی انجام می‌شود.

دفتر دارایی
براساس ماده 9 قانون تجارت به دفتری که در آن تجار تمام دارایی خود اعم از منقول و غیرمنقول و دیون ومطالباتی که طی یک سال داشته‌اند را در دفتر دارایی ثبت و امضاء می‌کنند؛ آنان تا 15 فرودین هرسال مهلت دارند که دارایی سال قبل خود را ثبت کنند؛ اما امروزه به دلیل اینکه این عملیات به صورت ترازنامه انجام می‌شود. دیگر تحریر دفتر دارایی اهمیت سابق را ندارد.

دفتر کل
دفتر کل به نوعی چکیده و یا خلاصه‌ای از دفتر روزنامه می‌باشد که تمام معاملا تجار را به تفکیک از خرید و فروش، دیون یا مطالبات منظم و با حساب‌های مشخص و ترتیب زمانی ثبت شوند. ماده 8 قانون تجارت دفتر کل را اینگونه تعریف می‌کند:

دفتری که تجار باید کلیه معاملات را لااقل هفته‌ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوع را در صفحه مخصوصی در آن دفتر، به طور خلاصه ثبت کند. و نحوه تحریر دفاتر کل بدین شکل است که ابتدا دارایی‌ها، بدهی‌ها و در آخر سرمایه نوشته تا ترازنامه حساب‌ها بدست بیایند. نباید در یک صفحه دو سرفصل جداگانه نوشته شود.

دفتر روزنامه
ابتدا بهتر است بدانیم اصلا دفتر روزنامه چیست؟ چه کارایی دارد؟ براساس ماده 3 آیین نامه «نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر» به دفتری، دفتر روزنامه گفته می‌شود که اشخاص حقیقی و یا حقوقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهرنویسی و هر گونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری و پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلااستثناء به ترتیب تاریخ در آن ثبت کنند.

دفتر روزنامه به صورتی ستونی می‌باشد که هر دفتر مخصوص یک سال مالی است و شما در شتون اول شماره سند حسابداری و در ستون بعد ماه و روز را درج می‌کنید. این دفتر دارای ستون بدهکار و بستانکار نیز می‌باشد که شما باید در آن‌ها مبلغ بدهکار و بستانکار خود و شرح آن‌ها را نیز بنویسید.

مراحل تحریر دفاتر
در مرحله اول شما باید با تمام تکنیک‌های تحریر انواع رویدادهای مالی و حسابداری آشنا باشید که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:

محاسبات ثبتی سود و زیان در سند بستن حساب‌های موقت، تسلط کامل برمانده گیری حساب‌ها طبق طبقه‌بندی استاندارد تمامی حساب‌ها، نحوه تعدیلات سنواتی، نحوه استخراج سود انباشته سال جاری و انتقال به سود انباشته مندرج در ترازنامه همراه با ثبت صحیح طرف بدهکار و بستانکار، تسلط کامل برایجاد ذخایر کوتاه مدت و بلندمدت مانند ذخیره مالیات عملکرد و ارزش افزوده، استعلام طرف حساب‌های بدهکار و بستانکار و اخذ تاییدیه جهت تطابق، محاسبات و صدور سند حسابداری مربوط به عیدی و سنوات در پایان سال.

مرحله دوم کار تحریر دفاتر است که شما باید مطابق با گزارشات سیستم و براساس مقررات مالیاتی که تعیین شده ابتدا چند بار این رویدادهای مالی و حسابداری رو در چک نویس تحریر کنید تا تسلط کاملی بر روی آن پیدا کنید. و بعد از آن سعی کنید ک با خودکار که رنگ پس نمی‌دهد به تحریر دفاتر بپردازید.

بعد از این که دفاتر را نوشتید باید تمام گزارشات زیر را نیز آماده شده و منظم تهیه کنید: تراز کل و معین چهار ستونی، گزارش موجودی انبار، گزارش بدهکاران، گزارش بستانکاران، زونکن صورت مغایرت بانکی ماهانه به همراه آگهی به گونه‌ای که هیات مدیره از آن اطلاع داشته باشند.

کات مهم در تحریر دفاتر
شرکت‌های تجاری باید کلیه رویدادهای خود را در تاریخی که اتفاق افتاده ثبت کنند زیرا باید هر سه ماه به میزان درآمدها و هزینه‌ها اظهارنانه ارزش افزوده را برای اداره مالیات ارسال کنند؛ پس درصورت تاخیر در ثبت دفاتر امکان رد شد و علی الراس شدن مالیات آنها وجود دارد.

مهلتی که برای ارائه اظهارنامه مالیات و عوارض ارزش افزوده تعیین شده 15 روز بعد از دوره سه ماهه‌ای است که قبلا گفته شده حال اگر در حین تحریر دفاتر اشتباه کردید باید با خودکار قرمز آن را خط زد و عدد صحیح را بنویسید. بهتر است بدانید که برای اظهارنامه مالیات و ارزش افزوده را تا یک بار اجازه اصلاح دارید.

امروزه بیشتر شرکت‌های تجاری امور حسابداری و مالی خود را با نرم افزارهای حسابداری انجام می‌دهند؛ که در این صورت می‌توانید گردش مالی خود را نیز دریافت کنید؛ فقط توجه کنید که در هنگام ثبت اظهارنامه ارزش افزوده الکترونیکی باید شناسه ملی واحد تجاری نیز در آن درج شود.

کارشناسان مالیات در حین بررسی دفاتر تمام اسناد و مدارکی که مربوط به صورت گردش مواد اولیه، صورت گردش کالا و فرمول عوامل تولید را نیز بررسی می‌کنند در صورتی که تناقضی بین آنها دیده شود دفاتر نیز رد می‌شوند. در واقع درصد تمام عوامل تولید باید منطقی و معقول باشند.

رعایت نکاتی مانند: استفاده از خودکار و یا روان نویس مشکی، عدم استفاده از تیغ و لاک، نوشتن عدد از سم راست به چپ، روی سطر نوشتن بدون خط خوردگی و یا جا انداختن سطری، درج شماره سند حسابداری روی سطر آخر.

مواردی که باعث می‌شود دفاتر رد شوند عبارتند از:

عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز، ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین حاشیه‌ها، تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده، تقدم ثبت یک یا چند معامله نسبت به تاریخ وقوع آنها، ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطرها، جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه، محو کردن مندرجات دفاتر با وسایل شیمیایی، در صورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شده یا فاقد یک یا چند برگ باشد.