تجزیه و تحلیل و ثبت رویدادهای مالی 


حساب: 
به منزله پرونده ای مفصل از تغییراتی است، که در یک دارائی خاص، یک بدهی خاص یا سرمایه صاحب موسسه، طی یک دوره زمانی رخ می دهد و ابزار اصلی ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مالی است. 
برای اینکه امکان دسترسی به اطلاعات موجود در حساب ها آسانتر شود، همه حساب های مربوط به یک واحد اقتصادی در یک دفتر خاص به نام «دفتر کل» نگهداری می شود. 

ثبت رویدادهای مالی در حسابها: 

برای اینکه اثر هر رویداد مالی را بر اجزای معادله حسابداری نشان دهیم از شکل حساب T استفاده می کنیم، که دارای سه قسمت است: 

- 1عنوان حساب 
- 2سمت راست یا بدهکار 
- 3سمت چپ یا بستانکار 

- قاعده ثبت افزایش و کاهش در حسابها: 

افزایش هر دارائی در سمت راست (بدهکار) حساب آن دارائی، ثبت می شود. 
کاهش هر دارائی در سمت چپ (بستانکار) حساب آن دارائی، ثبت می شود. 
افزایش هر بدهی و سرمایه مالک در بستانکار حساب مربوط، ثبت می شود. 
کاهش هر بدهی مالک در بدهکار حساب مربوط، ثبت می شود. 
دارائی ها = بدهی ها + سرمایه مالک 

ثبت رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری 

اسناد و مدارک مثبته: 

به اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معامله یا رویداد مالی مشخص دارد، «اسناد مثبته» گفته می شود. مانند فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض آب و برق و ...... 


سند حسابداری: 

برگه ای است که اطلاعات مربوط به یک یا چند رویداد مالی قبل از ثبت در دفاتر حسابداری، در آن نوشته می شود و سپس بر اساس اطلاعات مندرج در سند حسابداری دفاتر حسابداری تنظیم می گردد. 

دفاتر حسابداری: 

کلیه رویدادها در دفاتر حسابداری ثبت می شوند. دفاتر حسابداری را می توان به دو گروه تقسیم کرد: 

گروه اول، دفاتر رسمی یا قانونی، شامل دفتر روزنامه عمومی و دفتر کل می باشد و گروه دوم، دفاتر غیر رسمی یا کمکی، که شامل دفاتر تامین و سایر دفاتر مورد نیاز حسابداران می گردد. 
1- دفتر روزنامه عمومی: دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می شوند. 

مثال : 
خانم فضیلت اخیراً پس از کسب مجوزهای لازم اقدام به تاسیس موسسه آموزش زبان دانا کرده است و طی آبان ماه 1376فعالیت های زیر در موسسه انجام شده است. 
13 آبان ماه – افتتاح حساب جاری شماره 3520 بانک رفاه کارگران شعبه وحدت و واریز 32000000 ریال به این حساب بابت سرمایه موسسه دانا، در قبال واریز این مبلغ به حساب جاری موسسه دانا، بانک یک برگ رسید بانکی به خانم فضیلت تحویل داد. 
6 آبان ماه – خرید نقدی یک دستگاه آپارتمان به بهای 30000000 ریال در قبال تحویل چک شماره 21501 مورخ 6 آبان ماه 1376 به مبلغ 30000000 ریال از حساب جاری موسسه دانا، یک برگ رسید امضا شده از آقای معتمدی فروشنده آپارتمان دریافت گردید. همچنین تصویری از سند انتقال آپارتمان به عنوان سند مثبته این رویداد مالی تهیه شد. 
7 آبان ماه – خرید نسیه مقداری اثاثه از فروشگاه مجیدی به بهای 3500000 ریال. آقای مجیدی فاکتور فروش شماره 1703 مورخ 76/7/8 را به موسسه دانا تحویل داد. 
8 آبان ماه – آقای فرشاد، مبلغ 10000000ریال به عنوان وام به حساب موسسه دانا واریز کرد. بانک یک برگ رسید بانکی مبنی بر واریز 10000000 به حساب 3520 موسسه دانا به آقای فرشاد تسلیم نمود که ایشان به موسسه تحویل داد. 
11 آبان ماه – خرید نسیه 7500000 ریال اثاثه از فروشگاه حسن پور. آقای حسن پور فاکتور فروش شماره 2211 مورخ 76/8/11 برای موسسه دانا ارسال کرد. 


14 آبان ماه – صدور تحویل چک شماره 21502 مورخ 76/8/14 به مبلغ 3000000 ریال به آقای مجیدی بابت طلب ایشان از موسسه دانا. در قبال تحویل این چک در همان روز یک برگ رسید چک دریافت گردید. 
18 آبان ماه – خریدی نقدی550/000 ریال صادر کرد و پس از اخذ رسید چک آن را به آقای کریمی تحویل داد. 
مرحله 1- این رویداد به شرح زیر تجزیه و تحلیل می شود. 

دفتر کل: 
عبارت است از مجموعه حساب هایی که برای ثبت و خلاصه کردن اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی استفاده می شود. نوشتن دفتر کل بعد از رویدادهای مالی در دفتر روزنامه انجام می گیرد. 

برای ثبت رویدادهای مالی در دفتر کل ابتدا رویداد مالی ثبت شده در دفتر روزنامه مشخص و سپس مراحل انتقال به ترتیب زیر انجام می شود: 
- 1پیدا کردن صفحه حسابی که در دفتر روزنامه بدهکار شده است. 
2- نوشتن شماره رویداد مالی (شماره روزنامه) در ستون مربوطه در حساب دفتر کل 
- 3ثبت تاریخ رویداد مالی در ستون تاریخ 
- 4درج مبلغ بدهکار در ستون بدهکار 
- 5نوشتن شرح مختصری از رویداد مالی در ستون شرح 
- 6نوشتن شماره صفحه دفتر روزنامه در ستون عطف حساب 
- 7درج شماره صفحه ای از دفتر کل که ردیف بدهکار رویداد مالی در آن نوشته شده، در ستون عطف دفتر روزنامه 
- 8محاسبه و نوشتن مانده حساب در ستون مربوط 
- 9تعیین نوع مانده حساب در ستون تشخیص با نوشتن کلمه «بد» به جای بدهکار یا «بس» به جای بستانکار نمونه ای از انتقال رویداد مالی موسسه دانا به حسابهای دفتر کل شرح داده شده. 

دفتر معین: 
حساب های معین، مجموعه حساب های کمکی یا مکمل برخی از حساب های دفتر کل هستند. 
حساب های معین حساب دفتر کل 
یک حساب دفتر کل (حسابهای پرداختنی) دارای چند حساب معین است، که در هر یک اطلاعاتی در مورد تک تک بستانکاران نوشته می شود. دفتر معین مستقیماً از روی سند حسابداری نوشته می شود

درآمد و هزینه: 
درآمد: 
مبالغی که بابت ارائه خدمات به مشتریان، دریافت شده و یا در آینده دریافت خواهد شد «درآمد» نام دارد. درآمد موجب افزایش سرمایه و به هنگام افزایش بستانکار می گردد و مانده این حساب بستانکار خواهد شد. 
درآمد موسسات خدماتی به صورت نقد یا نسیه کسب می شود. 

-ارائه خدمات به صورت نقد: 

چنانچه در زمان ارائه خدمات به مشتریان وجه آن نقداً دریافت شود در این صورت در معادله حسابداری از یک سو دارائی های موسسه و از سوی دیگر سرمایه مالک موسسه افزایش می یابد. 
دارائی ها= بدهیها + سرمایه 
دارائی (نقد و بانک) افزایش می یابد - بدههی تغییر نمییابد - سرمایه افزایش مییابد 

- ارائه خدمات به صورت نسیه (درآمد غیر نقدی): 
چنانچه یک موسسه، خدماتی برای مشتریان خود انجام دهد و وجه آن را بلافاصله دریافت نکند، در این صورت مشتری متعهد می شود حق الزحمه این خدمات را در آینده بپردازد. 
تحقق درآمدهای غیر نقدی از یک سو موجب افزایش دارائی ها (حساب های دریافتنی) و از سوی دیگر موجب افزایش سرمایه در معادله می گردد. 

هزینه: 

مخارجی که یک موسسه برای ارائه خدمات به مشتریان و کسب درآمد متحمل می شود هزینه نام دارد. هزینه موجب کاهش سرمایه می گردد. 

صورتحساب سود و زیان: 

چگونگی و نتیجه فعالیت های یک واحد اقتصادی را طی یک دوره زمانی نشان می دهد. 
هزینه ها – درآمدها = سود (زیان) خالص 
سود خالص <--- هزینه ها < درآمدها 
زیان خاص →<--- هزینه ها > درآمدها 

صورتحساب سود و زیان موسسه خدماتی از چهار بخش تشکیل شده است: 

1- عنوان: در این بخش اطلاعات مربوط به نام موسسه، نام صورتحساب در سه سطر درج می گردد. 
2- درآمدها: درآمدهای دوره مالی به تفکیک نوع نوشته و سپس جمع درآمدها محاسبه می گردد. 
3- هزینه ها: هزینه های دوره مالی به تفکیک نوع هزینه نوشته و سپس جمع هزینه ها محاسبه می گردد. 
4- سود و زیان خالص: ما به التفاوت جمع درآمدها و جمع هزینه ها تحت عنوان سود خالص نوشته می شود. 

سرمایه گذاری مجدد و برداشت – اصلاح حساب ها 


سرمایه گذاری مجدد: 

به مفهوم آن است که: بانک یا موسسه پس از تاسیس موسسه و سرمایه گذاری اولیه در آن، دارائی های دیگری در اختیار موسسه قرار دهد. که آن موجب افزایش دارائی ها و سرمایه مالک می گردد. 

برداشت: 
مالک موسسه به منظور رفع نیازهای خود مقداری از دارائی های موسسه را برای استفاده شخصی بر می دارد به این رویداد مالی «برداشت» می گویند. برداشت از یک طرف باعث کاهش سرمایه مالک در موسسه و از طرف دیگر باعث کاهش دارائی های موسسه می شود. 

صورتحساب سرمایه: 

صورتحسابی است که تغییرات سرمایه یک موسسه را طی یک دوره مالی نشان می دهد. 

چرخه حسابداری: 
عملیات حسابداری شامل، یک سری مراحل پیاپی است که در هر دوره مالی تکرار می شوند و به مجموعه آنها «چرخه حسابداری» گفته می شود. که شامل مراحل زیر است: 

- 1جمع آوری اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی 
- 2تجزیه و تحلیل رویدادهای مالی و تنظیم سند حسابداری 
- 3ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه 
- 4انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل 
- 5تهیه تراز آزمایشی 
- 6اطلاع حساب های دفتر کل (از طریق صدور سند حسابداری و ثبت دفاتر روزنامه و کل) 
- 7تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده 
- 8بستن حساب های موقت (از طریق صدور سند حسابداری و ثبت دفاتر روزنامه و کل) 
- 9تهیه صورت های مالی 
- 10تهیه تراز آزمایشی اختتامی 

- ضرورت اصلاح حسابها: 

هدف کلی از تهیه اطلاعات مالی کمک به استفاده کنندگان مختلف برای قضاوت و تصمیم گیری اقتصادی است. این هدف زمانی به دست می آید که اطلاعات مالی تهیه شده به هنگام، واقعی و درست باشد. 
برایش شناخت چگونگی اصلاح حساب ها لازم است با چند مفهوم اساسی در حسابداری آشنا شویم: 
- 1روش نقدی: در این روش درآمدها و هزینه ها در زمان دریافت و پرداخت وجه نقد شناسایی و ثبت می شوند. اگر روش نقدی مورد استفاده قرار گیرد، سود خالص یک دوره مالی برابر است با وجوه نقد دریافتی بابت درآمدها منهای وجوه نقد پرداختی بابت هزینه ها. 

- 2روش تعهدی: درآمدها به هنگام تحقق و هزینه ها در زمان وقوع، شناسائی و در دفاتر ثبت می شوند؛ هر چند وجه نقدی بابت درآمدها و هزینه ها دریافت و پرداخت نشده باشد. 

ثبت های اصلاحی: 

اگر برخی درآمدها یا هزینه های دوره در حساب ها ثبت نشده باشد ابتدا آنها را شناسایی و سپس از طریق ثبت های مناسب در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل حساب ها اصلاح می شوند که به آنها ثبت های اصلاحی گفته می شود. انواع ثبت های اصلاحی به شرح زیر است: 

- 1اصلاح پیش پرداخت هزینه: 

عبارت است از مبالغی که بابت دریافت خدمات در آینده پرداخت می شود. مانند پیش پرداخت اجاره. 

- 2اصلاح حساب ملزومات: 

تمام اجناس مصرفی که برای استفاده در جریان عملیات یک موسسه خریداری می شود در حساب ملزومات ثبت می گردد. مانند تمبر و پاکت پستی. 

- 3اصلاح حساب پیش دریافت درآمد: 

موسسات قبل از ارائه خدمات به مشتریان، وجوهی را از این بابت دریافت می کنند. این وجوه را نمی توان جزو درآمدهای موسسه قلمداد نمود زیرا هنوز خدمتی به مشتری ارائه نشده است. چنین مبالغی در پیش دریافت درآمد ثبت می شود. 

- 4ثبت هزینه ها و درآمدهای ثبت نشده: 
ممکن است در پایان دوره مالی برخی از هزینه ها و درآمدها در حساب ها ثبت نشده باشد. برای ثبت هزینه های ثبت نشده، ابتدا مبلغ آن برآورده شده، سپس در حساب هزینه مربوط، بدهکار و در مقابل در حساب بدهی، بستانکار می گردد. 

تراز آزمایشی اختتامی: 
عبارت است از فهرست مانده حساب های دایمی پس از بستن حساب های موقت. 
 

صورت حساب سرمایه یکی از صورتهای مالی است و بیانگر خلاصه تغییراتی است که در سرمایه یک واحد تجاری طی یک دوره مالی یا یکسال مالی روی می دهد . 
صورت حساب سرمایه با سرمایه اول دوره شروع شده در مرحله بعدی اگر مالکین شرکت سرمایه گذاری مجدد در موسسه خود انجام داده باشند مبلغ این سرمایه گذاری به سرمایه اول دوره اضافه میشه همچنین اگر سود ویژه هم در طی همان دوره کسب کرده باشند مبلغ این سود نیز به سرمایه اول دوره اضافه می شود اما در ادامه اگر مالکین برداشتی از حساب شرکت کرده باشند یا اینکه در طی دوره زیان ویژه داشته باشند ، این دو مبلغ از سرمایه اول دوره کسر می شود که در نهایت به مبلغ سرمایه پایان دوره خواهیم رسید . 
پس به طور کلی تغییرات در سرمایه به دو صورت می باشند 
- 1تغییراتی که باعث افزایش در سرمایه اند 
- 2تغییراتی که باعث کاهش در سرمایه اند 
همانطور که متوجه شدید مبلغ سرمایه گذاری مجدد و سود ویژه باعث افزایش در سرمایه شده و مبلغ برداشت مالکین از حساب شرکت و زیان ویژه باعث کاهش در حساب سرمایه می شوند .صورت سرمایه یک واحد خدماتی به طور کلی به صورت زیر تهیه میشود :


موسسه خدماتی ..................
صورت حساب سرمایه
برای دوره مالی منتهی به 31/02/84
________________________________________
سرمایه اول دوره ×××

اضافه میشود :